Digitale Transformation betrifft alle – vom globalen Weltkonzern bis hin zum Kleinunternehmen auf der Schwäbischen Alb.
Manche Unternehmen sind jedoch besser aufgestellt und können leichter mit den begleitenden Veränderungsprozessen umgehen als andere. Die Unternehmensverantwortlichen agieren häufig nicht, sondern reagieren lediglich auf ihre Umwelt. Dadurch geht sowohl großes Potential als auch wertvolle Zeit verloren.
Insbesondere durch die Pandemie hat sich dieses Jahr gezeigt, dass Zeit im Prozess der Digitalisierung ein knappes Gut sein kann: Virtuelle Zusammenarbeit und agiles Arbeiten haben plötzlich massiv an Bedeutung gewonnen.
Wir leben in Zeiten eines digitalen Umbruchs, der 2020 eine deutliche Beschleunigung erfahren hat. Gezielter Ausbau digitaler Möglichkeiten steht momentan im Vordergrund für Unternehmen. Dabei ist Change Management ein wichtiges Hilfsmittel, um diesen Prozess fest in Betrieben zu verankern.
Digitale Transformation und Change Management – Status Quo
Eine Studie aus 2020 von Horváth & Partners belegt, dass die Bedeutung von Change Management von den Unternehmen erkannt wird: 68% der befragten Topmanager aus Unternehmen gaben an, ein Change Management-Team in ihrer Firma etabliert zu haben.
Gleichzeitig brachte die Studie zutage, dass die Aktivitäten des gezielten Change Managements von einer Mehrheit der Befragten nicht wahrgenommen werden. Die Unterstützung der Mitarbeiter bei den anstehenden Veränderungen wird nur unzureichend umgesetzt. 54 % der Befragten sagten aus, dass sie geringe oder auch keine Unterstützung wahrgenommen haben.
Maßnahmen aus dem Bereich Change Management verlassen die Ebene der Planung häufig nicht. Die regelmäßige Anwendung bleibt auf der Strecke, wodurch die Maßnahmen nicht in die Abläufe der Unternehmen integriert werden.
Die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Changeprozesses muss weiter ausgebaut werden. Dies ist insbesondere Teil der Führungsaufgaben. Wie die Studie zeigt, sind sich die meisten Führungskräfte jedoch unsicher, inwieweit und durch welche Mittel sie ihre Mitarbeiter in den digitalen Transformationsprozess einbinden können.
Corona als Booster für die digitale Transformation?
Laut einer Studie des Fraunhofer Instituts aus diesem Jahr („Erfolgskriterien betrieblicher Digitalisierung“) sind knapp die Hälfte der befragten Teilnehmer nicht zufrieden mit dem Fortgang der Digitalisierung in ihren Unternehmen.
Digitale Transformation ist ein Prozess, der nicht von heute auf morgen vonstatten geht, sondern langsam und gründlich vorbereitet werden muss. Stimmt das?
Wie sich 2020 gezeigt hat, geht Digitalisierung auch schneller. Besonders für das Arbeiten auf Distanz wurde vonseiten der Unternehmen viel in technisches Equipment investiert, um die Grundvoraussetzungen für remote work zu schaffen. Auch in der Umstellung von analogen Arbeitsprozessen hin zu digitalen wurde viel erreicht.
Die Grundlagen für digitale Transformation (technische Ausrüstung, mehr digitale Arbeitsprozesse) sind demnach durch Corona weiter ausgebaut worden. Darauf aufbauend muss eine Umstellung der gesamten Unternehmenskultur erfolgen, was tiefgreifende Veränderungen nach sich ziehen wird.
Change Management in der Praxis
An dieser Stelle ist eine Form des Change Managements gefragt, die an der Wurzel beginnt und alle Mitarbeiter in den Prozess einbezieht.
Die Rolle des CEO
Eine zentrale Rolle innerhalb des Change Prozesses nimmt der CEO des Unternehmens ein. Dabei gilt es, zwei verschiedene Funktionen zu übernehmen.
Die Geschäftsführung soll zum einen die Vision kommunizieren, die sie für das Unternehmen hat – was ist das Ziel der digitalen Transformation? Wollen wir in einem, fünf, zehn Jahren stehen? Was brauchen wir, um unser Ziel zu erreichen? Der Fokus guter Führung im Change Prozess ist die Befähigung der Mitarbeiter: Sie sollen nicht verwaltet werden, sondern selbst aktiv werden.
Das setzt voraus, dass die Geschäftsführung in der Lage sein muss, Verantwortung abzugeben und Vertrauen zu den eigenen Mitarbeitern aufzubauen. So können Geschäftsführung und Mitarbeiter gemeinsam am Wandel arbeiten.
Zum anderen ist es die Aufgabe des CEO, im Einzelnen mit gutem Beispiel voranzugehen: Neue Kommunikationsplattformen nicht nur der Belegschaft vorzustellen, sondern selbst damit zu kommunizieren. Neue digitale Arbeitsprozesse nicht nur den Mitarbeitern überlassen, sondern in den eigenen Alltag zu übernehmen. Für die Etablierung einer neuen Arbeitskultur ist die konkrete Beteiligung der Führungsebene unerlässlich.
Digitalisierung nach außen und innen
Üblicherweise werden digitale Prozesse zuerst in der Kommunikation und der Abwicklung nach außen eingeführt, wie zum Beispiel Bestellmöglichkeiten der Ware online und digitale Kommunikation mit Kunden und Zielgruppen.
In einem zweiten Schritt muss dieser Prozess jedoch auch innerhalb des Unternehmens vollzogen werden. Digitale Transformation muss in den alltäglichen Arbeitsprozessen ankommen. Hier soll gutes Change Management ansetzen, sonst können digitale Neuerungen nicht erfolgreich verankert werden.
Trial and error
Besonders durch die pandemiebedingte Beschleunigung der Digitalisierung können neue Vorhaben nicht immer bis ins Kleinste durchdacht werden – und das hat Vorteile. Wer neue Arbeitsprozesse einführen will, muss sich auf Experimente einlassen. Möglicherweise stellen Führung und Mitarbeiter nach einer Weile fest, dass ein Experiment gescheitert ist. Darauf kann aufgebaut werden. Nur so kann eine Form der Digitalisierung gefunden werden, die zum eigenen Unternehmen passt.
An dieser Stelle ist besonders ein Change Management gefragt, das die Meinung der Mitarbeiter immer wieder aufs Neue einholt und bei Entscheidungen berücksichtigt. Oft wissen Teammitglieder viel eher, welche Auswirkungen neue Technologien auf die einzelnen Arbeitsprozesse haben als der Vorstand selbst.
Weiterbildungsmöglichkeiten ausbauen
Neuerungen machen Angst. Eine wichtige Aufgabe des Change Managements ist es, solche Ängste abzubauen. Weiterbildung ist dabei essentiell, um Mitarbeiter auf digitale Technologien und Arbeitsprozesse vorzubereiten.
Gezielte Weiterbildung hat außerdem den Vorteil, dass die Mitarbeiter selbst kreative Ideen für die Förderung der Digitalisierung in ihren Unternehmen beitragen können und damit den Prozess unterstützen.
Change Management für die digitale Zukunft
Change Management muss die Ebene der Konzeption verlassen, um erfolgreich zu sein. Es muss an kleinteiligen Arbeitsabläufen ansetzen. Denn besonders dort muss Digitalisierung ankommen, um ein Unternehmen für das digitale Zeitalter auszurüsten.
Es ist dabei die Aufgabe der Führungsebene, alle Teammitglieder an Bord zu holen. Wichtige Voraussetzungen dafür sind Vertrauen und Förderung. Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter und Förderung ihrer Fähigkeiten.
