Am Arbeitsplatz gelten nicht automatisch die gleichen Regeln für effiziente Kommunikation wie im privaten Umfeld. Es hängt zu viel davon ab, sei es beruflicher Erfolg, ein besseres Gehalt und eine Beförderung oder einfach nur das höhere Ansehen bei Kollegen. Gespräche können in Meetings stattfinden, bei Projekt-Updates oder während des Austausches mit Vorgesetzten, beispielsweise in Feedback-Runden. Effizienz kann zielführend sein, muss aber häufig erst erlernt werden.
Vom direkten Gespräch zu virtuellen Meetings – und zurück
Die Corona-Krise hat gezeigt: Es geht auch im Home-Office und mit virtuellen Meetings. Die Zeit danach hat aber auch bewiesen, manche Dinge lassen sich am besten persönlich klären. Kommunikation kann sich schon alleine durch den Übertragungsweg in ihrer Qualität ändern. Ganz abgesehen von den Fehlerquellen, wenn man die Gesichtszüge des Gesprächspartners auf dem Videobildschirm anders deutet, als bei der persönlichen Gegenüberstellung.
Auch die Effizienz ist bei der betrieblichen Kommunikation zu berücksichtigen, denn wo sonst, wenn nicht im Arbeitsleben, ist Zeit gleichbedeutend mit Geld. Neben finanziellen Aspekten hängen an unserem Arbeitsplatz auch viele persönliche und individuelle Faktoren an einer guten Kommunikation. Das Siezen ist das Gegenstück zu einem Übermaß an Nähe, falsch verstandene Nähe kann der Führungsqualität schaden.
Und mit Künstlicher Intelligenz können persönliche und soziale Kompetenzen gestärkt oder gemindert werden, ohne dass es dabei am Ende tatsächlich zu echter, also in realer Büroumgebung stattfindender Kommunikation kommen muss. Und als wäre das nicht genug, kommt noch der Einfluss aus dem Sender-/Empfänger-Modell hinzu.
So kommuniziert man richtig am Arbeitsplatz
Das morgendliche Grüßen leitet den Tag ein und kann schon in der ersten Sekunde entscheiden, ob es ein guter oder schlechter Arbeitstag wird. Natürlich können nicht alle Beschäftigten mit einem Dauergrinsen ins Büro gehen. Das ist in Ordnung. Aber es gibt feine Unterschiede zwischen dem übertriebenen Hallo und dem mürrischen Blick für die Kollegen. So kann jeder seine Kommunikationsfähigkeiten auf die nächste Stufe bringen.
- Machen Sie sich bewusst, dass es verschiedene Ebenen von Kommunikation gibt. Das gilt für gute wie für schlechte Kommunikation. Mit dem Bewusstsein, dass die Unterhaltung per E-Mail gänzlich anders abläuft, als das Gespräch mit Teamkollegen, der Anruf beim Kunden oder eine Sofortnachricht über Messenger, gelingt der Einstieg in eine effektive Kommunikation am besten.
- Work-Management-Plattformen sind genau das: Sie managen Aufgaben für eine Gruppe von Nutzern auf einer zentralen Plattform. Hier sollten Teilnehmer nicht zu sehr erwarten, dass die anderen Wert auf Höflichkeitsfloskeln, lange Nachfragen nach dem Wohlbefinden oder Ähnliches legen. Auf diesen Plattformen geht es um Effizienz, und die sollte im Mittelpunkt stehen.
- Nichts kann das persönliche Gespräch ersetzen, denn nur dann sind wir in der Lage, unser Gegenüber richtig oder zumindest bestmöglich einzuschätzen und adäquat zu reagieren. Auch wenn Videokonferenzen vorkommen können und an der ein oder anderen Stelle sinnvoll sind, sollte man Wert auf das Vieraugengespräch legen. Aber auch hier gibt es Fehlerpotenzial, daher ist der nächste Tipp mindestens genauso wichtig.
- Effiziente Gespräche müssen effizient vorbereitet sein, denn dann spart die Kommunikation Zeit und Ressourcen, aber auch Nerven. Die eigene Klarheit vor einem Gespräch sorgt für einen klaren Fokus auf den geplanten Inhalt. Mit der Berücksichtigung der Sichtweisen und der Bedürfnisse der Gesprächspartner wird daraus ein optimales Konzept.
- Die Art und Weise, wie man etwas sagt, ist ebenfalls wichtig, um effizient zu kommunizieren. Körpersprache, Gesichtsausdruck und der Tonfall haben häufig nichts mit dem eigentlichen Inhalt des Gespräches zu tun, denn hinter einem sachlichen Arbeitsgespräch stehen viel zu oft persönliche Belange oder Gefühle. Doch bei der Arbeit sollten sie weitestgehend hinter den beruflichen Themen zurückbleiben. Verschränkte Arme, schroffes Auftreten, gestresstes Augenzucken oder das Tippen mit dem Fuß können ungewollte Signale senden.
- Ein gutes Gespräch besteht zu mindestens 50 % aus gutem Zuhören. Priorisiert man die wechselseitige Kommunikation, erfährt man sehr viel über die Belange und Wünsche des Anderen. Abwarten, um eigene Einwände geltend zu machen, kann empathisch wirken, was Türen öffnen könnte. Denkt man erst darüber nach, was der andere gesagt hat, erweckt das den Eindruck, dass es wichtig ist und die Antwort wohlüberlegt.
Was Chefs für effiziente Kommunikation am Arbeitsplatz tun können
Geht eine Führungskraft mit einer langen Liste an zusätzlichen Tätigkeiten in ein Meeting, ist Ärger vorprogrammiert. Da kann man sich noch so sehr um effiziente Kommunikation bemühen. Auch wenn manche Mitteilungen unangenehm sind oder Dinge gesagt werden müssen, lassen sich einige wichtige Tipps formulieren.
Führungskräfte sollten:
- Zahlen, Daten und Fakten vorbereiten und die Ergebnisse in freundliche, sachliche, kurze Sätze einbauen. Empathie nimmt den harten Fakten ihren unangenehmen Charakter, ohne sie dabei zu vernachlässigen.
- Statt der Ich-Perspektive zählt das WIR-Gefühl, um eine zufriedenstellende Lösung zu erreichen. Dabei können alle Beteiligten für den bisherigen Einsatz gewürdigt werden, was negative Themen leichter verdaulich macht.
- Feedbackrunden vor dem Faktencheck können zusammen mit dem Blickkontakt eine offene Atmosphäre schaffen, die auch dazu dienen kann, zusätzliche Arbeiten im Team zu verteilen.
- Nicht alle Aspekte sind für jedes Gespräch geeignet. Eine gute Vorbereitung ist bei jedem Gespräch daher von essenzieller Bedeutung und schafft die optimale Grundlage für das Erreichen der Gesprächsziele.
Effiziente Kommunikation kommt vor Effizienz
Tappt man in die Idealismusfalle, wird man im Berufsleben sehr wahrscheinlich enttäuscht. Im Arbeitsleben geht es um Effizienz, ein anderes Wort könnte Erfolg sein oder eben Geld. All das hängt zusammen. Die gewünschte Effizienz erreicht man aber am besten, wenn man effizient kommuniziert. Glück im Unternehmen entsteht durch eine gute Gemeinschaft. Ein gutes Gefühl am Arbeitsplatz macht Führungskräfte und Teams effizienter.
Der Kreis schließt sich also, wenn man erkennt, worum es in den meisten Gesprächen wirklich geht. Wo unterschiedliche Blickwinkel aufeinandertreffen und Menschen auf das Vermeiden von Konflikten gepolt sind, müssen Gespräche gut vorbereitet werden. Die Effizienz der Kommunikation beginnt also bei jedem selbst.
