Die Verfolgung von Arbeitszeiten am Computer ist durch das Homeoffice wieder in Mode gekommen. Mit sogenannten Monitoring-Tools erhalten Personaler, aber auch Recruiter, Werkzeuge an die Hand, um die Effizienz von Beschäftigten zu messen.
Damit sollen aber nicht nur die Mitarbeiter im Homeoffice überwacht werden. Es geht auch darum, an entscheidenden Schnittstellen eingreifen zu können, wenn die Kennzahlen auf hohe Ineffizienzen hinweisen. Allerdings haben die Überwachung und die teilweise doch sehr detaillierten Berichte über Mitarbeiteraktivitäten auch ihre Schattenseiten.
Was ist Employee Monitoring Software?
Software kann inzwischen nicht nur erkennen, ob ein Mitarbeiter in einem Arbeitsprogramm eingeloggt ist, sondern auch, ob dieser tatsächlich im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit arbeitet. Auch Microsoft hat sich im vergangenen Jahr dem Thema Monitoring-Tools gewidmet und sein Produkt Teams um Funktionen ergänzt. Sie erkennen, ob ein Mitarbeiter wirklich im Bürogebäude sitzt oder gerade auf Reisen ist und ohne Zustimmung oder Information seines Chefs von unterwegs aus digital tätig ist.
Ist die Überwachung im hybriden Arbeitsalltag aber wirklich notwendig? Offenbar ja, zumindest in gewissem Rahmen. Die Vergangenheit hat leider auch gezeigt, dass viele Beschäftigte die lockeren Rahmenbedingungen im Homeoffice ausnutzen. Das wollen Unternehmen in Zukunft verhindern und setzen trotz der Brisanz auf Lösungen wie die von Microsoft.
Dabei kommt es durchaus zu Eingriffen in die Persönlichkeitsrechte und das Recht auf Mitbestimmung der Beschäftigten. Doch Befürworter halten dagegen, dass die Überwachung dem allgemeinen Wohl der Belegschaft dienlich ist und am Ende schließlich dafür sorgt, dass jeder seine Arbeit erledigt.
Außerdem ist das Homeoffice derzeit eher rückläufig. Nach hoher Bereitschaft von Arbeitgebern, die flexible Lösung im Post-Covid-Zeitalter aufrechtzuerhalten, geht der Trend jetzt deutlich zurück.
Wo können Monitoring-Tools sinnvoll sein?
Monitoring-Tools sollten nicht nur zur Überwachung von Beschäftigten im Homeoffice zum Einsatz kommen. Ihre Vielfalt erlaubt zahlreiche und durchaus sinnvolle Anwendungen, beispielsweise im gesamten Einstellungsprozess von neuen Mitarbeitern.
Wo liegen im HR die Schwachstellen und wo könnte man im Personalbüro noch Einsparungen vornehmen, die nicht zu Lasten der Mitarbeiter gehen, sondern stattdessen Entlastung an gewissen Stellen bringen und Ressourcen freimachen?
Immer häufiger suchen Unternehmen nach externen Personalagenturen, um zunächst, also noch vor der eigentlichen Aufgabe der Unterstützung bei der Suche nach Fachkräften, zu klären, ob die Prozesse im Hause überhaupt effizient ablaufen. Mit kleinen Software-Tools und Anwendungen lassen sich die einzelnen Prozessschritte von A bis Z auflösen. Der externe Recruiter hat dann die Möglichkeit, die Zahlen sachlich und neutral auszuwerten und präsentiert dem Auftraggeber stichhaltige Argumente zu Verbesserungen.
Diese Leistungskontrollen sind, sofern sie aus berechtigtem Anlass stattfinden, zulässig, sofern sie transparent erfolgen und nicht primär der Bespitzelung dienen. Dazu gab es auch schon verschiedene Gerichtsverfahren mit klaren Urteilen der Gerichte.
Ein Beispiel: In einem viel beachteten Fall durfte ein Logistikunternehmen (Amazon) mittels Handscannern kontinuierlich bestimmte Leistungsdaten der Lager-Mitarbeiter erfassen. Das Verwaltungsgericht Hannover entschied 2023, dass diese Datenerhebung nicht gegen Datenschutzrecht verstößt, da sie vor allem der effizienten Steuerung der Logistikprozesse diente und offen kommuniziert wurde.
Quelle: https://www.jura.cc/rechtstipps/mitarbeiterueberwachung-im-homeoffice-was-erlaubt-ist-und-was-nicht/
Die Optimierung der Arbeitsprozesse steht hierbei klar im Vordergrund und soll den Mitarbeitern in der Personalverwaltung Potenziale aufzeigen. Auch anlasslose Stichproben der Browser-Verläufe und E-Mail-Logs können, so die oben genannte Quelle, erlaubt sein, um möglichen Missbrauch aufzudecken.
Vertrauen oder Kontrolle – was ist besser?
Die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit ist seit Ende 2025 beschlossene Sache. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie die Pausen müssen im Rahmen des EU-Beschlusses, basierend auf dem EuGH-Urteil 2019, von Arbeitgebern über verlässliche und zugängliche Software digital erfasst werden. Die Pflicht zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit gilt auch für Zeiten im Homeoffice.
Die EU-Arbeitszeitrichtlinie soll verhindern, dass Beschäftigte überlastet werden oder ohne ausreichende Ruhezeiten arbeiten. Doch dem stehen die Fälle entgegen, in denen Beschäftigte im Homeoffice tricksen und nicht die gesamte Zeit für die Firma tätig sind.
Hier macht Kontrolle in festen Grenzen absolut Sinn. Die Überwachung stärkt die Erfolgsbilanz des Unternehmens und stützt das Wir-Gefühl des gesamten Teams, denn wer will schon für den Kollegen mitarbeiten, wenn dieser ebenfalls sein volles Gehalt erhält?
Quelle: https://owllabs.de/state-of-hybrid-work/2024?utm_source=chatgpt.com
Kontrolle ist aber trotz eines vertrauensvollen Konstrukts zwischen Beschäftigten und Arbeitgebern möglich. Sie muss sinnvoll sein und transparent kommuniziert werden. Ist die Einwilligung des Mitarbeiters notwendig, muss sie vor Beginn der Maßnahmen eingeholt werden. Die Überwachung kann auch verhindern, dass die Höchstarbeitszeit überschritten wird oder Ruhezeiten nicht eingehalten werden. Die Tools können also für beide Seiten Vorteile bringen.
Wie Recruiter mit Monitoring-Tools unterstützen können
Im Kern geht es um die Frage, ob Beschäftigte effizient arbeiten. Doch diesen Satz kann man auch umformulieren und seinen Schwerpunkt auf die Prozesse legen. Arbeiten Beschäftigte mit effizienten Prozessen? Von der simplen Aufzeichnung von Mausbewegungen sind wir hier weit entfernt, denn es geht nicht darum zu prüfen, wo sich der Beschäftigte gerade aufhält.
Externe Berater wie professionelle Recruiter haben kein Interesse daran zu prüfen, ob ein Mitarbeiter wirklich die volle Stundenanzahl am PC sitzt. Greift er aber auf veraltete Software zurück, muss er sich mit zu vielen E-Mails außerhalb der Firmensoftware herumschlagen oder wird er zu oft von Teamsitzungen und Video-Konferenzen im Arbeitsfluss unterbrochen, dann kann der Einsatz von Monitoring-Tools wertvolle Erkenntnisse liefern.
Werden neue Beschäftigte auf Basis von ineffizienten Prozessen rekrutiert, eingearbeitet und geschult, dann zieht sich diese Negativschleife durch alle Abteilungen. Effizienz muss bei der Suche nach Fachkräften beginnen. Da in vielen Betrieben dazu das Know-how und die Ressourcen fehlen, macht es Sinn, einen neutralen Blick auf die internen Abläufe werfen zu lassen. Die Beauftragung von Recruitern mit entsprechender Qualifikation sorgt dafür, dass diese alle relevanten Abläufe in der Tiefe analysieren und anschließend bei der Suche nach qualifizierten Kräften ohne viel Aufwand unterstützen können.
Diese Win-win-Situation zeigt Wirkung und ist vor allem im Mittelstand die bessere Wahl, wenn es um das Identifizieren von Ineffizienten im Personalwesen geht. Durch die Tools können Mitarbeiter auch in Echtzeit Ratschläge erhalten, wie sie ihren Job besser machen können. Das motiviert Beschäftigte nachhaltig und steigert schon alleine aus diesem Grund die Effizienz am Arbeitsplatz.
