Human Resource Goes Mobil

Human Resource Goes Mobil

Human Resource Goes Mobil

Schnelle und effektive Prozesse sind in Personalabteilungen besonders relevant. Sei es beim Austausch von Informationen und Schulungsmaterialien oder der Rekrutierung des perfekten Kandidaten: Der mobile Weg wird immer mehr zum Standard.

Mobile HR-Prozesse lassen sich am besten in vielbeschäftigten Unternehmen einsetzen. Die Technologie ist durch Cloud Computing oder „Software as a Service“ in der Lage, Personalabteilungen mit mobilen Apps oder Anwendungen, speziell für Mobiltelefone, zu unterstützen.

Mobile Anwendungen helfen Personalabteilungen

Unternehmen, die technisch versierte Kandidaten rekrutieren möchten, müssen sich technologisch modern präsentieren, um die potenziellen Mitarbeiter zu überzeugen. Die Ansprache über mobile Endgeräte und mit mobilen Anwendungen, die für kleine Bildschirme optimiert sind, ist der richtige Weg. Durch mobile HR-Services kann viel Zeit gespart werden.

Auch die Effizienz innerhalb der Abteilungen lässt sich mit HR Goes Mobile enorm steigern.

Bei der Kommunikation, Interaktion und Information zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung stehen Unternehmen vor großen Herausforderungen. Vor allem für Branchen im Außendienst, der Produktion oder der Pflege machen unterschiedliche Arbeitszeiten und -orte die persönliche Zusammenarbeit oft nicht möglich.

Mobile Lösungen helfen den Verantwortlichen dabei, Personalzeiten zu erfassen, Umfragen zu erstellen oder Urlaubsanträge zu genehmigen.

HR-Prozesse auf dem Smartphone

Mobile Prozesse der HR-Abteilungen erleichtern an vielen Stellen die tägliche Arbeit und automatisieren aufwendige oder sich wiederholende Routineaufgaben. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass HR-Experten, Arbeitssuchende und Mitarbeiter rund um die Uhr von überall auf der Welt Zugriff auf die Informationen erhalten. Das papierlose Einreichen von Anträgen ist dabei die häufigste Anwendung, die über mobile Endgeräte genutzt wird.

Das sind weitere Use Cases für die Integration mobiler HR-Anwendungen:

  • Mit einem digitalen Urlaubsantrag können Arbeitnehmer ihren Urlaub schnell und einfach in einer App beantragen, genehmigen lassen und Urlaubstage bzw. Resturlaube überwachen. Vorgesetzte geben den Urlaub direkt in der App frei, was den bisher üblichen bürokratischen Aufwand reduziert. Außerdem sind die digitalen Abläufe und Genehmigungen deutlich effizienter.
  • Die automatische Benachrichtigung der Vorgesetzten und der Personalabteilung im Krankheitsfall geht über eine App vollständig automatisch. Dieser digitale Ablauf erhöht nicht nur die Effizienz. Er erhöht auch die Sicherheit der anderen Mitarbeiter, wenn ansteckende Kollegen nicht erst den Weg ins Büro machen müssen. Die Abwesenheit wird zudem direkt im Arbeitszeitkonto des erkrankten Mitarbeiters hinterlegt, was für Transparenz sorgt.
  • Ein digitaler Schichtplan auf dem Smartphone vermeidet menschliche Fehler bei der Erstellung von Dienstplänen. Durch den Verzicht von öffentlichen Papieraushängen oder der Verteilung per E-Mail kann die DSGVO eingehalten werden. Bei Änderungen erfolgt die unmittelbare Information der Mitarbeiter, was Ausfälle reduziert.
  • Die digitale und mobile Zeiterfassung bietet eine übersichtliche Darstellung der geleisteten Stunden und Überstunden. Das Echtzeit-Tracking kann optional mit einem Freigabeprozess durch Vorgesetzte ergänzt werden. Wegzeiten zur Stoppuhr entfallen und das Stoppuhr-Prinzip macht auch das Warten vor der Stoppuhr in den letzten Sekunden unnötig.
  • Ein Online-Umfragetool gibt wertvolle Erkenntnisse und kann helfen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Das Umfragetool eignet sich grundsätzlich, um Feedback einzuholen. Die Auswahl von verschiedenen Fragetypen sowie Echtzeit-Auswertungen und Live-Abstimmungen motivieren Mitarbeiter zur Teilnahme. Die Ergebnisse lassen sich in CSV-Format exportieren.

Mobile HR hat viele Vorteile und passt zu dem gestiegenen Wunsch der Arbeitnehmer nach mobilem Arbeiten. Auch Kandidaten wünschen sich mobile Recruiting-Prozesse, die als entscheidender Vorteil für die Candidate Experience gelten.

Mobiles Bewerbungsverfahren verändert Recruiting

Laut softgarden sind Kandidaten inzwischen an eine digitale und mobile Welt gewöhnt, in der alles auf Knopfdruck funktioniert. Der Berliner Hersteller des gleichnamigen Bewerbermanagementsystems sagt in einem Blogbeitrag, dass sich 60 % der Bewerber laut ihrer eigenen Erhebung wünschen, dass der Gesamtprozess von der schriftlichen Bewerbung bis zur finalen Entscheidung nicht länger als einen Monat dauern sollte.

Mobile Applikationen für das Recruiting geben allen Verantwortlichen Zugriff auf die relevanten Bewerberdaten. Das erlaubt die sofortige Rückmeldung an andere Entscheider und den schnelleren Abstimmungsprozess, der dann zur finalen Entscheidung führt. Gerade im Bewerbermanagement kommt es auf den Zeitfaktor beim Bewerbungsprozess an, denn die Talente werden ungeduldig. Wer noch nicht auf den mobilen HR-Zug aufgesprungen ist, verliert freie Fachkräfte.

So werden mobile Recruiting-Prozesse immer mehr zum Wettbewerbsvorteil, denn die schnellere Abstimmung über Bewerbungseingänge und die Verbesserung der Candidate Experience können zum entscheidenden Grund für eine Ab- oder Zusage des Bewerbers werden. Vor allem in hochagilen Unternehmen finden sich schon jetzt zahlreiche mobile HR-Funktionen wie Apps.

Das sind die Vorteile von mobilen HR-Apps

  • Mehr Effizienz im Bewerbermanagement
  • Schnelle Entscheidungen im Team treffen
  • Immer und überall Zugriff auf Daten erhalten
  • Perfekter Arbeitgeberauftritt
  • Einladung von passenden Bewerbern direkt über die App
  • Zügige Bearbeitung von Bewerbungen
  • Mitarbeiter zu Markenbotschaftern machen
  • Schaffung von Transparenz

Woran die Einführung mobile HR-Anwendungen scheitert

Nicht immer stehen effizientere Personalbeschaffungsprozesse auf der Agenda des Managements. Oftmals gibt es einfach andere strategische Prioritäten. Es kann aber auch ein Hemmnis sein, wenn im Unternehmen die geschäftliche Nutzung von Smartphones nicht erlaubt ist. Außerdem gibt es in vielen Fällen nicht die notwendige Akzeptanz für die Technologien. Manchmal ist zwar die Akzeptanz da, aber es fehlt an den finanziellen Mitteln.

Ein weiterer Grund, der gegen die Einführung mobiler HR-Lösungen in Unternehmen spricht, kann die fehlende Kompetenz sein. Mobile HR ist für viele Betriebe bisher kein notwendiges Thema gewesen, auch wenn schon seit einigen Jahren nicht genug Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt verfügbar sind. Durch die Coronapandemie hat sich die Lage noch einmal zugespitzt und nun sehen sich viele Unternehmen großen Herausforderungen gegenüber.

Ihr zeitnaher Anschluss ist aber wichtiger denn je, denn standortgebundenes Recruiting vergrößert den Talentpool, aus dem Unternehmen schöpfen können. Arbeitssuchende sind eher dazu geneigt, Arbeitgeber in Betracht zu ziehen, die ihnen digitale Technologien anbieten und diese bereits in ihrem Unternehmen eingeführt haben und sicher nutzen.

 Fazit: Auch mit der steigenden Zahl an Remote-Mitarbeitern muss sich das Personalwesen an die neue Arbeitswelt anpassen. Digitale HR-Prozesse können viele interne Arbeitsabläufe optimieren, aber auch neue entstehen lassen. Sie erlauben die Verwaltung von Mitarbeitern über den gesamten Lebenszyklus vom ersten Kontakt in der Bewerbungsphase bis zu ihrem Ausscheiden.

Das gibt die Chance, alle Mitarbeiter gezielter einzusetzen, sie länger ans Unternehmen zu binden und damit die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Die Zukunft von HR ist digital, in ihr geht es um neu gedachte Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter nicht problemlos digital managen können, müssen sich zeitnah mit einer Anpassung der eigenen Strategie befassen, um neue Mitarbeitererfahrungen zu schaffen.